OBJETIVO GERAL: Implementar uma ferramenta automatizada para monitoramento e consolidação da produção das equipes eMulti, visando qualificar o processo de trabalho e a gestão da informação na Atenção Primária à Saúde. OBJETIVO ESPECÍFICOS: Desenvolver uma ferramenta digital automatizada para registro e cálculo da produção das equipes eMulti. Otimizar o tempo das reuniões mensais, favorecendo atividades de planejamento e organização do cuidado. Reduzir erros de cálculo e inconsistências nos dados de produção. Facilitar o acesso e o compartilhamento das informações entre equipes e gestão. Qualificar o monitoramento dos indicadores de produção para subsidiar a tomada de decisão.

Durante o acompanhamento da produção da eMulti por parte da gerência, notou-se que o uso das ferramentas manuais para fechamento do mapa de produção e consolidado mensal estava tomando muito tempo das reuniões da equipe, além de perceber erros nos cálculos do consolidado (notado pela estagiária que confere todos os documentos), onde a equipe reveza todos os meses para compilar os dados referente aos profissionais da equipe que pode variar entre 9 até 15 por eMulti. Sendo assim, a gerente da eMulti decidiu criar uma ferramenta que facilitasse o processo de trabalho das equipes, antes de implementar uma ferramenta digital foi feita uma votação, no grupo de WhatsApp onde estão todos os profissionais da eMulti, onde a maioria concordou com uso de planilhas automatizadas para realizar o fechamento da produção. As planilhas foram criadas com base no formato já existente do mapa de produção mensal e consolidado na plataforma Google Drive por meio do Planilhas Google, a ideia era utilizar a plataforma para compartilhamento entre eMulti e a gerência, para acesso em tempo real das informações O mapa mensal inclui atendimentos individuais por faixa etária, grupos de saúde variados e atividades como visitas domiciliares, campanhas, matriciamento, palestras, consulta compartilhada, sala de espera, capacitações, entre outros, ao longo dos dias do mês. Já o consolidado mensal, unifica as informações do mapa mensal de todos os profissionais da equipe para ao final mostrar o total de atendimentos, grupos e atividades da equipe e por categoria profissional. As planilhas contém abas de todos os meses do ano e ao final 4 abas de consolidação das informações em formato de gráficos. Os profissionais apenas precisam digitar as informações diariamente no mapa mensal e na reunião de equipe passar os dados para o consolidado que calcula por fórmulas e gera automaticamente todos os indicadores necessários. Também foi criada uma planilha de importação dos dados para geração de relatório quadrimestral e anual para ser utilizado no relatório de gestão. Os profissionais acessam o drive via link de compartilhamento e a gerência acompanha todos os meses as informações em tempo real. Antes de implantar o uso do drive foi realizado um treinamento para um representante da eMulti para que eles se apropriassem do uso da nova ferramenta. Junto a isso foi criado um modelo padronizado de ata de reunião para que os profissionais registrassem de maneira adequada as pautas e demandas na reunião.

Antes mesmo da implantação, durante a votação para uso do drive, os profissionais já demonstraram satisfação com a possibilidade de substituir os instrumentos manuais, principalmente pelo tempo que era gasto nas reuniões para fechamento da produção. No momento do treinamento, os representantes das equipes relataram que as planilhas eram fáceis de usar e intuitivas, sem grandes dificuldades de compreensão. No primeiro mês de uso, todas as equipes conseguiram utilizar a ferramenta de forma adequada, realizando o preenchimento com mais agilidade. Observou-se redução do tempo destinado ao fechamento da produção nas reuniões, o que possibilitou melhor aproveitamento desses momentos para planejamento das ações, discussão de casos e organização do cuidado, conforme registrado nas atas. Além disso, houve diminuição de erros de cálculo que eram frequentes no processo manual, garantindo maior confiabilidade dos dados. A automatização também permitiu a consolidação das informações de forma mais rápida e organizada, incluindo atividades que não são detalhadas nos sistemas oficiais, como grupos de saúde, matriciamento, sala de espera, atividades administrativas da farmácia, consulta compartilhada, e campanhas. Podemos destacar como pontos positivos da experiência a adesão das equipes ao uso da ferramenta, a redução do tempo de reunião destinado ao fechamento da produção, a diminuição de inconsistências nos dados e a disponibilidade das informações em tempo real. Do ponto de vista da gestão, o acesso imediato aos dados consolidados e organizados em gráficos facilitou o acompanhamento contínuo da produção e apoiou a tomada de decisão. De forma geral, a experiência contribuiu para melhorar a organização do processo de trabalho, qualificar a informação em saúde e tornar o acompanhamento da produção mais ágil e eficiente.

A implementação de uma ferramenta automatizada promoveu mudanças importantes no processo de trabalho das equipes eMulti, com destaque para a redução do tempo destinado ao fechamento da produção, diminuição de erros de cálculo e maior confiabilidade das informações. Além disso, possibilitou melhor aproveitamento das reuniões, que passaram a ser mais direcionadas ao planejamento, discussão de casos e organização do cuidado. O acesso em tempo real aos dados consolidados e organizados em gráficos favoreceu o monitoramento contínuo e a tomada de decisão. O objetivo inicial da ideia foi alcançado, especialmente quanto à implantação de uma ferramenta capaz de otimizar o registro, cálculo e consolidação da produção. Observa-se coerência entre o problema identificado, um processo manual, demorado e sujeito a inconsistências, e a intervenção realizada e os resultados obtidos, evidenciando ganhos em agilidade, organização e eficiência. Ainda destaca-se a importância de envolver as equipes no processo de construção e uso tecnologias acessíveis. Recomenda-se a manutenção, atualização e possível ampliação da ferramenta para outros contextos. Por ser de baixo custo e fácil implementação, a iniciativa apresenta potencial de replicabilidade e sustentabilidade. A experiência contribui para o fortalecimento do SUS municipal ao qualificar a gestão da informação, otimizar processos de trabalho e favorecer práticas mais resolutivas na APS.