Objetivo Geral: Analisar a importância do gabarito eletrônico no controle e monitoramento da entrada e saída das DNV e DO, destacando sua contribuição para organização, rastreabilidade e qualidade das informações. Objetivos Específicos: Identificar a função do gabarito eletrônico no controle das declarações Descrever o fluxo de entrada e saída das DNV e DO Compreender a importância do registro adequado das informações Destacar sua contribuição na prevenção de erros, perdas e duplicidades Relacionar o instrumento aos sistemas oficiais de informação em saúde.

Trata-se de relato de experiência sobre a implantação de instrumento eletrônico de monitoramento da distribuição das DNV e DO. O gabarito eletrônico foi estruturado para registrar a numeração sequencial das declarações entregues às unidades de saúde, permitindo acompanhar recebimento, utilização, pendências e devoluções. O fluxo contempla registro da unidade solicitante, intervalo numérico distribuído, data de entrega e status da utilização. O acompanhamento sistemático possibilita identificar inconsistências, lacunas numéricas e possíveis extravios, além de subsidiar ações corretivas. A estratégia envolveu padronização do processo de distribuição, capacitação das equipes, definição de responsabilidades e monitoramento contínuo dos indicadores de extravio, promovendo maior responsabilização pelo fluxo documental.

Após a implantação do instrumento de controle, observou-se redução progressiva do extravio de DNV e DO no município. O índice, que em 2004 alcançava 34%, foi reduzido para aproximadamente 1/1000 declarações distribuídas, evidenciando melhoria significativa na segurança documental e na organização do processo. A sistematização do monitoramento ampliou a rastreabilidade das declarações, fortaleceu a responsabilização das unidades quanto ao uso dos formulários e qualificou a consistência das informações inseridas no SINASC e no SIM. Houve impacto direto na confiabilidade das estatísticas vitais e na eficiência da gestão do fluxo documental.

O gabarito eletrônico consolidou-se como estratégia eficaz para qualificação da gestão das DNV e DO em Fortaleza, promovendo controle, rastreabilidade e redução expressiva de extravios. A experiência demonstra potencial de replicabilidade em outros municípios, por se tratar de solução de baixo custo e alto impacto organizacional. A iniciativa fortalece a segurança do processo de distribuição, contribui para a melhoria da qualidade da informação e reforça os princípios de eficiência e responsabilidade na gestão pública em saúde.